⚠️ Kein Ersatz für Steuerberatung
Dieser Artikel fasst die GoBD allgemeinverständlich zusammen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Ob und wie die einzelnen Anforderungen auf deinen Betrieb zutreffen, klärst du im Zweifel mit deinem Steuerberater oder deinem Finanzamt.
Was ist die GoBD?
GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Es handelt sich nicht um ein eigenes Gesetz, sondern um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, die festlegt, wie die Finanzämter die bestehenden Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten auslegen.
Die aktuell gültige Fassung geht auf das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zurück und ist seit dem 1. Januar 2020 verbindlich. Sie löste die vorherige Version aus dem Jahr 2014 ab.
Wer ist von der GoBD betroffen?
Die GoBD gelten für alle Buchführungspflichtigen – und ausdrücklich auch für Freiberufler und Kleinunternehmer, die steuerrelevante Unterlagen elektronisch erfassen, verarbeiten oder aufbewahren. Entscheidend ist nicht, ob du zur doppelten Buchführung verpflichtet bist: Auch wer nur eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) macht und seine Rechnungen als PDF speichert, fällt unter die GoBD.
Kurz: Sobald ein steuerrelevanter Beleg irgendwann durch ein IT-System läuft – vom per E-Mail empfangenen PDF bis zur selbst erstellten Rechnung – greifen die GoBD.
Was passiert bei Verstößen?
Sind die Aufzeichnungen formell oder sachlich mangelhaft, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und den Gewinn schätzen (§ 158 AO) – in der Regel zum Nachteil des Steuerpflichtigen. In der Praxis gilt aber Entwarnung für kleine Betriebe: Bei überschaubarem Umsatz und einer nachvollziehbaren EÜR sind Vollschätzungen selten. Wichtig ist vor allem, dass die Grundstruktur stimmt – also dass Belege vollständig, geordnet und unveränderbar vorliegen.
Rechtsgrundlage & Quelle: BMF-Schreiben vom 28.11.2019 zur GoBD, veröffentlicht auf bundesfinanzministerium.de (in Verbindung mit §§ 145–147 AO).
Die sechs Grundsätze der GoBD
Der Kern der GoBD lässt sich auf sechs Grundsätze herunterbrechen. Wer diese einhält, ist auf der sicheren Seite:
- Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit – Ein sachverständiger Dritter (z. B. ein Betriebsprüfer) muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen und einzelne Geschäftsvorfälle lückenlos vom Beleg bis zur Buchung und zurück verfolgen können.
- Vollständigkeit – Alle Geschäftsvorfälle werden erfasst, kein Beleg fehlt. Einnahmen dürfen nicht „vergessen" werden.
- Richtigkeit – Die aufgezeichneten Inhalte stimmen mit den tatsächlichen Vorgängen überein (richtige Beträge, Daten, Konten).
- Zeitgerechtigkeit – Geschäftsvorfälle werden zeitnah erfasst. Bare Einnahmen sind besonders zügig festzuhalten; unbare Vorgänge dulden etwas mehr Zeit, sollten aber nicht über Monate liegen bleiben.
- Ordnung – Die Aufzeichnungen sind systematisch und nachvollziehbar strukturiert, sodass jeder Beleg wieder auffindbar ist.
- Unveränderbarkeit – Einmal erfasste Daten dürfen nicht spurlos geändert werden. Korrekturen erfolgen per Stornobuchung bzw. nachvollziehbarer Änderung – niemals durch stilles Löschen oder Überschreiben.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Wie lange du eine Unterlage aufbewahren musst, hängt von ihrer Art ab. Diese drei Fristen decken die meisten Fälle ab:
| Unterlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen) | 8 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Buchungsjournale | 10 Jahre |
| Geschäftskorrespondenz, Angebote, Handelsbriefe | 6 Jahre |
Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt bzw. die Rechnung ausgestellt wurde – nicht mit dem Belegdatum selbst.
Verkürzung von 10 auf 8 Jahre bei Buchungsbelegen
Für Buchungsbelege galt früher eine zehnjährige Frist. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat sie auf 8 Jahre verkürzt. Die kürzere Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist nach dem 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war.
🧮 Beispielrechnung
Eine Rechnung aus dem Jahr 2017: Die Frist beginnt am 31.12.2017, läuft 8 Jahre und endet damit am 31.12.2025. Ab dem 1. Januar 2026 darf dieser Beleg vernichtet werden – vorausgesetzt, er wird nicht noch für ein laufendes Verfahren benötigt.
Verfahrensdokumentation
Für jedes IT-System, das du zur Buchführung nutzt, verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Daten in deinem Betrieb erfasst, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden – also den kompletten Weg eines Belegs vom Eingang bis zur revisionssicheren Archivierung. Die Verfahrensdokumentation muss so lange aufbewahrt werden wie die zugehörigen Unterlagen selbst.
💡 Entwarnung für einfache Fälle
Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie lückenhaft, ist das nicht automatisch ein schwerer Mangel – solange die Buchführung trotzdem nachvollziehbar und prüfbar bleibt. Für sehr einfache Geschäfte, deren Abläufe sich in wenigen Sätzen erklären lassen, kann eine formelle Verfahrensdokumentation sogar entbehrlich sein.
Maschinelle Auswertbarkeit & Cloud-Speicherung
Elektronische Daten müssen maschinell auswertbar bleiben. Ein Rechnungs-PDF sollte also durchsuchbaren Text enthalten (oder als CSV/strukturierte Datei vorliegen) – ein reiner Bildscan ohne Texterkennung erfüllt die Anforderung nicht.
Eine Cloud-Speicherung ist zulässig, sofern der Server in Deutschland oder der EU steht und die Belege dort revisionssicher, also unveränderbar, abgelegt werden.
GoBD und die E-Rechnungspflicht – klare Abgrenzung
GoBD und E-Rechnungspflicht werden oft in einen Topf geworfen, regeln aber verschiedene Dinge:
- Die E-Rechnungspflicht bestimmt, in welchem Format du im B2B-Bereich Rechnungen ausstellen musst (strukturiertes XML wie XRechnung oder ZUGFeRD).
- Die GoBD bestimmen, wie du Belege aufbewahren und archivieren musst – unabhängig davon, ob es eine Papier-, PDF- oder E-Rechnung ist.
Beim Zusammenspiel ist ein Punkt entscheidend: Eine E-Rechnung muss im strukturierten Originalformat archiviert werden. Sie auszudrucken und abzuheften genügt nicht mehr – der maschinenlesbare XML-Datensatz ist das rechtlich maßgebende Original und muss erhalten bleiben.
Wer sich für die Details zu XRechnung, ZUGFeRD, Fristen und der Ausnahme für Kleinunternehmer interessiert, findet die vollständige Übersicht in unserem Leitfaden zur E-Rechnungspflicht 2025–2028.
Der GiroCode-Winkel: Was heißt das für Rechnungen mit QR-Code?
Ein GiroCode ist lediglich ein QR-Code, der Zahlungsdaten (IBAN, Betrag, Verwendungszweck) für die Banking-App codiert. Er hat keine eigene Aufbewahrungspflicht und ist kein eigenständiger Beleg.
Aufbewahrungspflichtig ist die Rechnung als Ganzes, auf der der GiroCode abgedruckt ist. Für diese Rechnung gelten die GoBD wie für jede andere Ausgangs- oder Eingangsrechnung: Sie muss vollständig, unveränderbar und maschinell auswertbar über die 8-jährige Frist archiviert werden. Ob ein GiroCode darauf steht oder nicht, ändert an der Archivierung nichts.
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Häufige Fragen zur GoBD
Muss ich mich als Kleinunternehmer überhaupt um die GoBD kümmern?
Ja. Die GoBD gelten ausdrücklich auch für Kleinunternehmer und Freiberufler, sobald steuerrelevante Unterlagen elektronisch erfasst oder aufbewahrt werden – unabhängig von einer Buchführungspflicht. In der Praxis reicht für einfache Fälle aber die Grundstruktur: vollständige, geordnete und unveränderbare Belege.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge müssen 8 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2017 darf damit ab dem 1. Januar 2026 vernichtet werden.
Reicht es, meine Rechnungen einfach als PDF zu speichern?
Ein PDF ist grundsätzlich unveränderbar und damit für die Aufbewahrung geeignet. Wichtig ist, dass es maschinell auswertbar bleibt – also durchsuchbaren Text enthält und nicht nur ein Bildscan ist. Eine echte E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) muss zusätzlich im strukturierten Originalformat archiviert werden; ein Ausdruck genügt dafür nicht.
Brauche ich als Einzelunternehmer zwingend eine Verfahrensdokumentation?
Nicht in jedem Fall. Fehlt sie oder ist sie lückenhaft, ist das kein automatischer schwerer Mangel, solange die Buchführung nachvollziehbar und prüfbar bleibt. Für sehr einfache Geschäfte kann eine formelle Verfahrensdokumentation sogar entbehrlich sein.
GiroCode professionell nutzen – Software-Empfehlungen
Wer GiroCodes professionell und dauerhaft auf Rechnungen einsetzen möchte, kommt früher oder später an einer guten Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungs-Software nicht vorbei. Einen GiroCode manuell zu erstellen ist für gelegentliche Nutzung in Ordnung – bei regelmäßiger Rechnungsstellung zahlt sich eine automatisierte Lösung jedoch schnell aus.
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