GiroCode auf Rechnungen – Der komplette Leitfaden

Pflichtangaben auf einer Rechnung (§ 14 UStG)

Unabhängig vom GiroCode müssen Rechnungen im deutschen Steuerrecht bestimmte Mindestangaben enthalten, damit sie zum Vorsteuerabzug berechtigen und steuerlich anerkannt werden. Die Pflichtangaben für Rechnungen sind in §14 UStG (Bundesministerium der Justiz) geregelt. Die vollständige Liste nach § 14 Abs. 4 UStG:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Fortlaufende Rechnungsnummer (eindeutig, einmalig)
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oder Hinweis, dass Rechnungsdatum = Leistungsdatum gilt)
8. Nettobetrag, Steuersatz (19 % oder 7 %) und Steuerbetragsowie der Bruttobetrag
9. Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf den Steuerbefreiungsgrund
10. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: USt-ID des Leistungsempfängers

Der GiroCode ist eine optionale Ergänzung und ersetzt keine dieser Pflichtangaben. Er wird zusätzlich zu den textuellen Zahlungsinformationen platziert.

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, muss auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen ist ein Pflichthinweis erforderlich, der erklärt, warum keine USt. erscheint.

Wer ist Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer gilt, wer im Vorjahr einen Gesamtumsatz von maximal 25.000 EUR (bis Ende 2024) bzw. ab 2025 25.000 EUR nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 EUR umsetzen wird (neue Regelung ab 2025 durch Jahressteuergesetz).

Pflichthinweis auf der Rechnung

Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung sollte auf jeder Rechnung erscheinen. Eine typische Formulierung lautet:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen (Kleinunternehmerregelung)."

Dieser Hinweis kann in der Fußzeile der Rechnung oder als eigener Absatz unterhalb des Rechnungsbetrags stehen. Der GiroCode wird daneben oder darunter platziert.

E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was gilt für dich?

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn ist ein strukturiertes, maschinenlesbares XML-Format. Zulässig sind insbesondere zwei Formate:

• XRechnung – ein reines XML-Format, das für Menschen nicht direkt lesbar ist. Zum Prüfen und Anzeigen eignet sich z. B. der kostenlose Viewer unter e-rechnung.elster.de.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein Hybrid-Format aus normalem PDF und eingebettetem XML-Datensatz. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung dagegen nicht. Weichen PDF-Ansicht und XML-Datensatz voneinander ab, ist seit 2025 der XML-Teil rechtlich maßgebend.

Wichtig für die Praxis: Eine reine PDF-Rechnung per E-Mail gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern rechtlich als „sonstige Rechnung". Andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF dürfen bis Ende 2026 weiterhin verschickt werden – aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Auch die klassische Papierrechnung bleibt bis Ende 2026 für alle erlaubt.

Zeitplan im Überblick

Kleinunternehmer: dauerhafte Ausnahme bei der Ausstellung

Kleinunternehmer nach § 19 UStG (in Verbindung mit § 34a UStDV) sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft befreit – daran ändert sich auch über 2028 hinaus nichts. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt für Kleinunternehmer jedoch genauso wie für alle anderen Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025.

Weitere Ausnahmen von der Ausstellungspflicht

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
• Bestimmte steuerfreie Leistungen
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)

Aufbewahrung

E-Rechnungen unterliegen wie andere Rechnungen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von in der Regel 8 Jahren. Der strukturierte Teil muss dabei im Originalformat aufbewahrt werden – ein reiner PDF-Ausdruck genügt nicht. Wie du Rechnungen darüber hinaus revisionssicher archivierst, welche Fristen (8/10/6 Jahre) gelten und was die Verfahrensdokumentation verlangt, erklärt unser GoBD-Leitfaden.

Rechtsgrundlage & Quelle

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024, das § 14 UStG entsprechend geändert hat, konkretisiert durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2024. Eine ausführliche Frage-Antwort-Übersicht stellt das Bundesministerium der Finanzen bereit: BMF – FAQ zur E-Rechnung.

Der GiroCode-Winkel: Zahlungs-QR-Code trifft E-Rechnung

Wichtig zu verstehen: Der GiroCode ist ein Zahlungs-QR-Code, kein Rechnungsformat. Er ersetzt die E-Rechnung nicht – er ergänzt sie:

• Bei ZUGFeRD ist die Rechnung ein Hybrid aus sichtbarem PDF und eingebettetem XML-Datensatz. Der sichtbare PDF-Teil kann weiterhin einen GiroCode enthalten – so bleibt die bequeme Zahlung per Banking-App-Scan auch bei einer vollwertigen E-Rechnung möglich.
• Kleinunternehmer, die von der Ausstellungspflicht befreit sind, können weiterhin ganz normale PDF-Rechnungen mit GiroCode verschicken – für sie ändert sich an ihrem gewohnten Workflow nichts.
• Unser Rechnungs-Editor bettet den GiroCode automatisch in die PDF-Rechnung ein – ideal für Kleinunternehmer und alle, die (noch) keine XRechnung ausstellen müssen.

GiroCode auf der Rechnung platzieren

Wo genau?

Die empfohlene Position ist unten rechts auf der Rechnung, in der Nähe der Zahlungsinformationen (IBAN, BIC, Zahlungsziel). Dort suchen Kunden üblicherweise nach Zahlungsdetails, und der QR-Code ist leicht zu finden.

Mindestgröße

Für zuverlässiges Scannen wird eine Mindestgröße von 2 × 2 cmempfohlen. Bei modernen Smartphones mit guter Kamera kann der Code auch etwas kleiner sein, aber 2 × 2 cm ist ein sicherer Wert. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, nutzt 3 × 3 cm.

Abstand zum Rand (Quiet Zone)

Der QR-Code benötigt eine weiße Ruhezone (Quiet Zone) rundum – mindestens 4 Modulbreiten (kleinste Einheit des QR-Codes). Bei einem 2 × 2 cm großen Code entspricht das etwa 2–3 mm Abstand zu anderen Elementen.

Kontrast und Druckqualität

• Immer schwarz auf weiß – farbige Hintergründe oder Logoüberlagerungen verringern die Lesbarkeit drastisch.
• Mindestens 300 DPI für den Druck empfohlen.
• Laserdruck bevorzugt gegenüber Tintenstrahl für schärfere Kanten.

Digital vs. Druck

Bei digitalen Rechnungen (PDF per E-Mail) kann der QR-Code kleiner sein, da der Empfänger am Bildschirm zoomen kann. Achte aber darauf, dass der Code beim normalen Zoom (100 %) noch erkennbar ist. Unser Generator erzeugt hochauflösende Vektorgrafiken oder Rastergrafiken, die für beide Verwendungszwecke optimal sind.

GiroCode in Rechnungsprogrammen

Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, muss den GiroCode oft gar nicht selbst erzeugen: Programme wie sevDesk, FastBill und Lexware Office (vormals Lexoffice) haben die GiroCode-Erstellung nativ eingebaut und setzen ihn automatisch auf jede Rechnung. Unser kostenloser Generator bleibt die passende Wahl für gelegentliche Nutzung oder einen schnellen Einstieg ohne Abo.

Einen ausführlichen, ehrlichen Vergleich der Buchhaltungsprogramme mit GiroCode-Unterstützung – inklusive Preisen, GoBD und der Rolle von DATEV – findest du in unserem Überblick GiroCode & Buchhaltungssoftware.

Schritt-für-Schritt: Rechnung mit GiroCode erstellen

Mit unserem Tool erstellst du in wenigen Minuten eine vollständige Rechnung mit eingebettetem GiroCode:

1. Zahlungsdaten eingeben: IBAN, Name des Empfängers, optional BIC.
2. Betrag eintragen: Den Bruttobetrag der Rechnung eingeben.
3. Verwendungszweck formulieren: Rechnungsnummer und ggf. Kundennummer eintragen.
4. GiroCode generieren: Der QR-Code wird sofort im Browser erstellt – lokal, ohne Serverübertragung.
5. Rechnungsdaten ausfüllen: Name, Adresse, Leistungsbeschreibung, Steuernummer etc.
6. PDF herunterladen: Eine fertige Rechnung mit eingebettetem GiroCode als PDF speichern.
7. Versenden: Per E-Mail, Post oder als Download-Link.

Rechtliche Hinweise zum GiroCode auf Rechnungen

Ist der GiroCode Pflicht?

Nein. Der GiroCode ist keine gesetzliche Pflicht – weder für Unternehmen noch für Vereine oder Privatpersonen. Er ist eine freiwillige, kundenfreundliche Ergänzung. In bestimmten Ländern und Kontexten gibt es Bestrebungen, den QR-Code-Standard auf Rechnungen verbindlich zu machen (z. B. die Schweizer QR-Rechnung), aber in Deutschland ist er bisher optional.

Haftet man für falsche QR-Codes?

Wer einen GiroCode auf einer Rechnung platziert, trägt die Verantwortung dafür, dass die enthaltenen Daten korrekt sind. Ein falscher QR-Code, der zu einer Fehlüberweisung führt, kann rechtliche Konsequenzen haben. Prüfe daher immer:

• Stimmt die IBAN?
• Stimmt der Betrag?
• Stimmt der Name des Empfängers?

Datenschutz und DSGVO

Ein GiroCode enthält ausschließlich Zahlungsdaten des Empfängers – keine personenbezogenen Daten des Zahlers. Damit ist er aus DSGVO-Sicht unkritisch. Der Empfänger (also du als Rechnungssteller) gibst lediglich deine eigene Bankverbindung weiter – was du auf Rechnungen ohnehin tust.

Häufige Fragen zu GiroCode auf Rechnungen

GiroCode professionell nutzen – Software-Empfehlungen

Wer GiroCodes professionell und dauerhaft auf Rechnungen einsetzen möchte, kommt früher oder später an einer guten Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungs-Software nicht vorbei. Einen GiroCode manuell zu erstellen ist für gelegentliche Nutzung in Ordnung – bei regelmäßiger Rechnungsstellung zahlt sich eine automatisierte Lösung jedoch schnell aus.

Wir empfehlen zwei bewährte Tools, die GiroCodes nativ unterstützen:

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Für gelegentliche Nutzung oder als erste Anlaufstelle empfehlen wir unseren kostenlosen GiroCode Generator – komplett lokal im Browser, ohne Registrierung.